Regels voor gebruik werkplek (pc), e-mail en internet

Algemene regels

Op ziekenhuis niveau zijn de volgende regels voor geboden informatievoorzieningen.

  1. De Gebruiker mag de geboden Informatievoorzieningen uitsluitend gebruiken na daartoe aan hem door Ziekenhuis Nij Smellinghe verstrekte toestemming.
  2. Toegangscodes voor informatiesystemen zijn persoonlijk en niet overdraagbaar. Ten aanzien van autorisatiecodes en/of wachtwoorden is strikte geheimhouding verplicht.
  3. De Gebruiker is persoonlijk verantwoordelijk voor het gebruik dat van zijn toegangscode wordt gemaakt en het opvolgend gebruik van applicaties dat onder deze toegangscode wordt gemaakt.    
  4. De Gebruiker zal bij constatering dan wel vermoeden van enig misbruik direct melding maken bij de afdeling I&A via de daarvoor gebruikelijke kanalen.
  5. Het is verboden systeem- of gebruikers-autorisatiecodes (wachtwoorden) van derden op enigerlei wijze en in enigerlei vorm te bemachtigen.
  6. De Gebruiker zal niet trachten toegang te verkrijgen tot computersystemen en/of gegevensverzamelingen voor zover dit systemen/verzamelingen betreft waarvoor geen expliciete toegangsmogelijkheid voor de gebruiker is gecreëerd. Merk op dat dit feit strafbaar is in het kader van de wet Computercriminaliteit.
  7. Het is de Gebruiker niet toegestaan de door Ziekenhuis Nij Smellinghe ter beschikking gestelde programmatuur, databestanden en documentatie te kopiëren of ter beschikking te stellen aan derden, behoudens daartoe verleende toestemming door de leidinggevende of eigenaar van de informatie. Merk op dat dit feit strafbaar is in het kader van de wet op het Auteursrecht en de wet Bescherming Persoonsgegevens.
  8. Het is verboden informatie die in strijd is met de wet of de goede zeden (o.a. pornografisch materiaal), informatie die de goede naam van Ziekenhuis Nij Smellinghe aantast, informatie die een discriminerend, racistisch, aanstootgevend, opruiend, of bedreigend karakter heeft op te vragen of op te slaan en/of te verspreiden middels de door Ziekenhuis Nij Smellinghe geboden voorzieningen.
  9. Het is de Gebruiker niet toegestaan faciliteiten te gebruiken of te exploiteren voor doeleinden anders dan die welke voortvloeien uit hoofde van de functievervulling of studie voor ziekenhuis Nij Smellinghe.
  10. De Gebruiker zal de ter beschikking gestelde faciliteiten niet voor commerciële doeleinden gebruiken.
  11. Het is de Gebruiker niet toegestaan om software te installeren.
  12. Voor iedere medewerker geldt het clean desk beleid.
Werkplek pc regels

Stelregels:
1. Gebruik: het gebruik van de werkplek pc wordt geacht zakelijk te zijn, en beperkt zich tot die functionaliteit die in het kader van de uitvoering van de functie nodig is.
2. Sancties: Bij handelen in strijd met deze regeling, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van de werkplek en internet, kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden. De directie bepaalt afhankelijk van de ernst en mate van de overtreding de te nemen maatregelen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals een officiële waarschuwing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

  1. Het inbouwen van hardware of koppelen van randapparatuur op de werkplekcomputer is niet toegestaan, dit gebeurt alleen door of met instemming van de afdeling I&A.
  2. Het inbouwen of gebruik van privé hardware van welk soort dan ook op de werkplek of in het ziekenhuis  is niet toegestaan, zonder medeweten of instemming van de Afdeling I&A. De gebruiker blijft te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de privé apparatuur en de hierdoor  eventueel ontstane gevolgschade.
  3. Het is niet toegestaan computerapparatuur van het netwerk af te koppelen, te verplaatsen naar een andere werkplek of een andere locatie, zonder de afdeling I&A hiervan op de hoogte te stellen.
  4. Het is niet toegestaan computerapparatuur op de netwerkbekabeling van het Nij Smellinghe Ziekenhuis aan te sluiten, die niet in beheer is bij afdeling I&A / TB&O.
  5. Alle werkplekken beheerd door afdeling I&A worden in principe voorzien van gelijkwaardige werkplekcomputers. De computers zijn verbonden aan de werkplek en worden in beginsel niet verplaatst. Lokaal opgeslagen gegevens (C:/ schijf) worden niet meegenomen in de back-up. Alleen de gegevens die bewaard worden op het netwerk worden meegenomen in de back-up.
  6. Het is niet toegestaan om een werkplekcomputer zonder medewerking van de afdeling I&A tegelijk zowel aan andere netwerken te koppelen als aan het Nij Smellinghe netwerk, bijvoorbeeld met gebruikmaking van een inbelmodem.
E-mail regels

Stelregels:

  1. Intern: E-mail onderscheidt zich niet in gebruik en privacygevoeligheid van andere vormen van schriftelijke correspondentie in Nij Smellinghe.
  2. Extern: E-mail onderscheidt zich niet in gebruik, maar wel in privacygevoeligheid van externe schriftelijke correspondentie; externe correspondentie via e-mail mag geen naar patiënt herleidbare informatie bevatten.
  3. Intern/Extern gebruik: het gebruik en de inhoud van e-mail wordt geacht zakelijk te zijn, behoudens beperkt privé gebruik van de e-mail voorziening voor zover dit gebruik zijn/haar werkzaamheden niet nadelig beïnvloedt.
  4. Verantwoordelijkheid: de gebruiker is verantwoordelijk voor inhoud en stijl van de e-mail en is verantwoordelijk voor de bereikbaarheid.
  5. Eigendom: alle in en uitgaande e-mail is eigendom van Nij Smellinghe.
  6. Beheer: de afdeling I&A is verantwoordelijk voor het technisch beheer.
  7. Sancties: Bij handelen in strijd met deze regeling, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van de werkplek en internet, kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden. De directie bepaalt afhankelijk van de ernst en mate van de overtreding de te nemen maatregelen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals een officiële waarschuwing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Gebruiksregels Intern

  1. Op de e-mail server is een lijst met emailadressen opgenomen. Alle diensten, afdelingen en medisch specialisten/specialismen beschikken over een e-mailadres. Deze adressen worden niet aan derden beschikbaar gesteld, zonder toestemming van betrokkenen of verantwoordelijken.
  2. De e-mailadressen worden volgens een standaard (name convention) gemaakt. De afdeling I&A bewaakt deze standaard.
  3. I&A beheert de distributielijsten. In overleg met betrokkene of afdeling kan een persoonlijk of een algemeen e-mailadres voor de afdeling of specialisme/maatschap worden aangemaakt.
  4. De afdeling of betrokkene (gebruiker) moet de bereikbaarheid per e-mail zodanig regelen dat de mailbox regelmatig geopend wordt. Bij langdurige afwezigheid moet dit kenbaar gemaakt worden aan de overige gebruikers en/of de berichten doorgestuurd worden naar een waarnemer.
  5. Het is de gebruiker niet toegestaan een niet voor hem geldend e-mailadres te gebruiken.
  6. Het is aan gebruikers verboden voor andere gebruikers bestemde e-mailberichten te lezen, te kopiëren of te wissen.
  7. De gebruiker moet zijn mailbox beheren overeenkomstig de schriftelijke correspondentie. De gebruiker moet de mailbox regelmatig openen en eventuele correspondentie verwerken. De gebruiker moet regelmatig de bestanden opschonen.
  8. Indien gebruiker een bericht met spoed beantwoord wil zien of verzekerd wil zijn van de aankomst, dan moet hij hierover mondeling met ontvanger communiceren.
  9. De hoeveelheid informatie, die met e-mail wordt binnen gehaald of verstuurd, dient geen onevenredig grootte invloed te hebben op het informatiesysteem. Dit is ter beoordeling van de afdeling I&A.
  10. In geval van beveiligingsproblemen kan de afdeling I&A het emailverkeer onderbreken.
  11. Het gebruik van e-mail wordt gelogd door I&A om de kwaliteit te kunnen garanderen en om bij vermoeden van onregelmatigheden te kunnen controleren. De controle vindt plaats in opdracht van het afdelingshoofd of andere verantwoordelijke en tevens wordt de betreffende gebruiker op de hoogte gesteld van de controle. I&A mag geen openbaarheid geven van zowel het berichtenverkeer als de inhoud van de berichten.

Het briefgeheim wordt door Nij Smellinghe toegepast op de electronic mail en is geborgd in het Topdesk kennissysteem.
Het is te vinden onder: Kennissysteem > Kantoor Automatisering > Outlook > Protocol briefgeheim Electronic Mail I&A Nij Smellinghe.
Wij wijzen erop dat e-mail verkeer niet 100% veilig is! De gegevens gaan per e-mail over het openbare Internet. Ziekenhuis Nij Smellinghe kan de privacy van deze gegevens niet waarborgen.

Gebruiksregels Extern

  1. Alle gebruiksregels voor intern gelden ook voor thuiswerkplekken die connectie maken met het ziekenhuisnetwerk.
  2. E-mail naar extern mag geen naar een patiënt of patiënten herleidbare informatie bevatten. De gebruiker is zelf verantwoordelijk om dit na te komen.
Internet regels

Stelregels:

  1. Gebruik: het gebruik van Internet wordt geacht zakelijk te zijn, behoudens beperkt privé-gebruik van de Internet voorziening voor zover dit gebruik niet storend is voor overige Gebruikers en het gebruik zijn/haar werkzaamheden niet nadelig beïnvloedt.
  2. Gebruik: het gebruik van Internet is beperkt tot het raadplegen of importeren van informatie.
  3. Sancties: Bij handelen in strijd met deze regeling, het bedrijfsbelang of de algemeen geldende normen en waarden voor het gebruik van de werkplek en internet, kunnen disciplinaire maatregelen getroffen worden. De directie bepaalt afhankelijk van de ernst en mate van de overtreding de te nemen maatregelen. Hierbij gaat het om disciplinaire en arbeidsrechtelijke maatregelen zoals een officiële waarschuwing, schorsing en beëindiging van de arbeidsovereenkomst.

Gebruiksregels

  1. Het gebruik van internet wordt gelogd door I&A om de kwaliteit te kunnen garanderen en om bij vermoeden van onregelmatigheden te kunnen controleren. De eventuele controle vindt plaats in opdracht van het afdelingshoofd of andere verantwoordelijke en tevens wordt de betreffende gebruiker op de hoogte gesteld van de controle. I&A mag geen openbaarheid geven van de bevindingen met betrekking tot het internet gebruik.
  2. Het is niet toegestaan softwareprogramma’s te downloaden.
  3. Het is niet toegestaan andere activiteiten, zoals chatten of inrichten van websites,  dan het raadplegen of importeren van informatie.
  4. De hoeveelheid informatie die u van het internet haalt dient geen onevenredig grote invloed te hebben op het informatiesysteem. Dit is ter beoordeling van de afdeling I&A.
  5. In geval van beveiligingsproblemen kan de afdeling I&A het internet verkeer onderbreken.

Bij acceptatie van het reglement (disclaimer) stemt de gebruiker ermee in dat het gebruik van e-mail en internet gelogd en gescand wordt.

Afdeling I&A